Studio odontoiatrico

Un’esperienza di collaborazione a lungo termine con ottimi risultati finali iniziata nell’estate del 2020. Il mandato che ho ricevuto era di rivedere l’organizzazione, aiutare la direzione nella gestione delle risorse e individuare un possibile sviluppo dell’attività che fino a quel momento risultava essere non adeguata alla reale potenzialità dello studio.

Dopo una prima analisi sono emersi margini di sviluppo sulla gestione del personale da parte del titolare, poca organizzazione delle attività alla poltrona, distribuzione dei carichi di lavoro non omogenea con giornate con maggior carico e giornate prive di lavoro, difficoltosi rapporti tra l’équipe, la non presenza di protocolli, di processi e di flussi di lavoro.

La prima parte della mia consulenza è stata dedicata alla mappatura della situazione, a capire i bisogni della direzione e dei collaboratori. Una sorta di check up che ha permesso di individuare i punti di forza ma soprattutto i punti di sviluppo di tutta l’organizzazione. Sono stati molto utili i colloqui individuali coi collaboratori e con ciascuno membro della direzione per individuare i diversi punti di vista ma soprattutto i punti in comune sui quali costruire un percorso di crescita.

Successivamente si è strutturato un percorso definito per priorità secondo quelle che erano le aspettative della direzione ma, soprattutto, secondo l’urgenza dettata dalla sicurezza dei percorsi e dei flussi da garantire all’interno dello studio.

Ho proposto un diagramma di Gantt per presentare il progetto di gestione del cambiamento che ha permesso di avere maggiore chiarezza, di semplificare la panoramica dello sviluppo, di definire una corretta gestione del tempo e garantire una flessibilità per adattare le risorse in base all’evoluzione del progetto.

Il progetto è stato sviluppato nel corso di circa 12 mesi.

La situazione attuale è la seguente:

• Si sono costruiti protocolli di lavoro che consentono a tutto il personale di lavorare in modo omogeneo secondo alti standard di qualità e di avere dei riferimenti sempre aggiornati in funzione delle più recenti evidenze scientifiche;
• Si sono creati dei flussi di lavoro per uniformare i comportamenti e garantire una presa a carico  adeguata del paziente definendo in modo specifico “chi fa cosa”;
• Sono stati definiti incarichi e responsabilità in funzione di un riconoscimento di competenze specifiche di ciascuno;
• Sono stati calendarizzati incontri a cadenza periodica col personale per discutere di aspetti organizzativi o di cambiamenti necessari per migliorare l’attività. Il personale e la direzione mostrano più apertura al dialogo e la comunicazione tra il gruppo è più efficace;
• Si sono svolti colloqui individuali di valorizzazione con ciascun collaboratore per approfondire la motivazione e il senso di appartenenza allo studio e definire assieme obiettivi personali così da fornire stimoli di crescita finalizzati e orientati.

I risultati più evidenti sono sul clima di lavoro, sulla collaborazione tra i colleghi, sulla comunicazione tra la direzione e i collaboratori, aspetti che influiscono sulla motivazione, sulla soddisfazione lavorativa e sulla produttività.